Projektmanagement einführen: Das sagen Experten zu Tools und Implementierung

Software und Tools für Projektmanagement beschleunigen nachweislich den Workflow in Unternehmern. Contentmanager.de hat mit Experten gesprochen, wie zukünftige Projektmanagement Tools aussehen könnten und was sie für wichtig erachten, wenn Unternehmen eine Projektmanagement Software einführen.

Projekte finden sich in Unternehmen in unterschiedlichster Weise: Eine neue Website muss erstellt werden, es steht eine neue Marketing-Kampagne an oder ein Messeauftritt will geplant werden. Längst müssen es nicht immer Großprojekte sein. Auch alltäglich anfallende Aufgaben gehören zum Unternehmensworkflow. Und egal, ob großes oder kleines Projekt: Sie alle müssen gut organisiert sein, damit sie laufen. Wer seine Projekte effizienter bearbeiten will, der setzt auf Projektmanagement Tools. Mit der richtigen Software lassen sich die Tasks im Office besser organisieren. Sie bieten Mitarbeitern einen zentralen, digitalen Workspace. Über diesen werden Projektziele definieren, Einzeltasks sowie Verantwortlichkeiten vergeben und der Projektfortschritt nachverfolgt. Die Methoden-Ansätze sind dabei unterschiedlich. Dazu zählt beispielsweise das agile Projektmanagement. Sie wollen mehr dazu erfahren? Dann lesen Sie unseren Beitrag Agiles Projektmanagement: Tipps aus der Praxis für die Praxis.

Projektmanagement Tools im Vergleich

Neben klassischen Projekt Management Tools wie Asana und Trello gibt es viele verschiedene, die mitunter auf unterschiedliche Aufgabentypen spezialisiert sind. In unserem Marktüberblick Projektmanagement Tools haben wir 19 Lösungen für Sie gegenübergestellt.

In welche Richtung werden sich Projektmanagement Tools in Zukunft eigentlich entwickeln? Was sind die Herausforderungen, denen Unternehmen begegnen, wenn sie ein Projektmanagement einführen? Und wie lange dauert die Implementierung eines Projektmanagement Tools? Wir haben dazu mit Experten gesprochen.

Wie entwickeln sich Projektmanagement Tools in Zukunft weiter?

Quelle: evoloso Organisationssoftware & Consulting GmbHWerner Juwan, Leiter Sales evoloso Organisationssoftware & Consulting GmbH

Der hybride Ansatz – eine intelligente, smarte Kombination von klassischen und agilen Methoden – wird sich durchsetzen. Daneben bleibt das Thema umfassendes aber trotzdem „lebbares“ Ressourcenmanagement wichtig. Als aufstrebendes Thema nehmen wir das standort- bzw. firmenübergreifende Wissensmanagement im Projektmanagement wahr.

Quelle: Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KGNiels Kindl, Marketing & Kommunikation Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG

Mit über 750 Tools ist der Markt an Organisations-Software ein kaum durchschaubarer Dschungel. Ein Ende ist auch 2021 nicht in Sicht! In Zukunft wird es – neben der reinen Produktentwicklung – immer mehr darauf ankommen, Teams und Organisationen beim Einstieg (und darüber hinaus) bestmöglich zu unterstützen. Nur wer Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten eines Tools kennt und leicht anwenden kann, kann sie in seinem Tagesgeschäft auch gewinnbringend einsetzen und spürbare Mehrwerte schaffen. Wenn sich einem der Sinn und Zweck nicht erschließt und die Bedienung nicht intuitiv ist, wird ein Projektmanagement Tool nicht als Entlastung, sondern vielmehr als Belastung empfunden.

Was sind die größten drei Herausforderungen bei der Einführung eines Projektmanagement Tools?

Werner Juwan, evoloso Organisationssoftware & Consulting: 

1. Das “Wollen und nicht nur Müssen“ der zukünftigen User.

2. Ein durchdachter Projektmanagement Prozess und gut ausgebildete Power User, also Projektmanagement Profis.

3. Die Konsequenz bei Entscheidungen gepaart mit Zeit für die Roll-Out-Phase und etwas Support sowie Geduld in der Anlaufphase.

Niels Kindl, Schuchert Managementberatung: 

1. Den richtigen Fokus setzen: Die Einführung eines Projektmanagement Tools ist in erster Linie kein IT-Projekt, bei dem Feature-Anforderungslisten abgehakt werden, sondern Change Management. Dabei kommt es ganz besonders auf den Faktor Mensch an. Ein Tool alleine löst nämlich noch keine Probleme.

2. Das Team frühzeitig beteiligen: Projektmanagement Tools richten sich ans ganze Team und nicht nur an Führungskräfte. Es lohnt sich, bereits in der Testphase und Evaluation Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen einzubeziehen, um ein ganzheitliches Feedback zu erhalten. Das bedeutet auch, für die Stimmungslage der Mitarbeiter empfindsam zu sein und Widerständen offen zu begegnen. Entscheidungen, die top-down forciert werden, enden meist in alten Mustern: Das E-Mail- und Excel-Chaos geht wieder von vorne los.

3. Das richtige Mindset schaffen: Das gesamte Team sollte ein gemeinsames Verständnis von (digitaler) Zusammenarbeit entwickeln. Um ein neues Tool erfolgreich einzuführen und zu etablieren, braucht es vor allem Akzeptanz. Um diese zu fördern, ist es besonders wichtig, das Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren, Routinen im Team einzuüben und die aktive Nutzung als Digital Leader vorzuleben. Das schafft ein gemeinsames und überzeugendes Mindset.

Wie viel Zeit sollten Unternehmen einplanen, um ein Projektmanagement Tool einzuführen?

Werner Juwan, evoloso Organisationssoftware & Consulting: Das hängt im Wesentlichen von der Ausprägung des Projektmanagement-Reifegrads und der Projektmanagement-Kultur in der Organisation, dem „Wollen statt Müssen“-Faktor, der Unternehmensgröße und der Zeit für den Key-Player-Roll-Out ab. Im Durchschnitt mit Rückenwind braucht es zwischen 0,5 und 1,5 Jahre.

Niels Kindl, Schuchert Managementberatung: Ein neues Projektmanagement Tool löst zunächst noch keine Probleme, sondern ist erst einmal eine Veränderung. Und Veränderungen sorgen selbst in fortschrittlich eingestellten Unternehmen immer auch für Widerstand, der gebrochen werden muss. Daher sollten Organisationen – je nach “digitalem Reifegrad” – durchaus einige Monate einplanen.

Digitale Zusammenarbeit entsteht nicht auf Knopfdruck. Die Einführung eines Projektmanagement Tools ist keine Hauruck-Aktion, sondern benötigt vor allem eins: Zeit und eine transparente Strategie! Die gesamte Organisation muss sich an die neuen Gegebenheiten gewöhnen und die Nutzung “trainieren”. Nicht-affine Mitarbeiter müssen mitgenommen werden und geben das Tempo vor.

Gerade ein Projektmanagement Tool lebt davon, dass es von der gesamten Mannschaft angenommen wird. Der eigentliche Nutzen zeigt sich nämlich erst dann, wenn sich jeder Mitarbeiter traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang hat.

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