Projektmanagement Kommunikation: Diese Tools helfen

Projektmanagement Tools sind aus dem Alltag vieler Teams nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder: sie sind nützlich, sorgen für Transparenz und beschleunigen den Workflow. Besonders wichtig ist die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Tools über welche Kommunikationsfunktionen verfügen. Eine Übersicht können Sie herunterladen.

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Erfolgreich managen mit Projektmanagement Tools

Viele Prozesse und Workflows werden heute als Projekte in Unternehmen werden heute als Projekte konzipiert und angegangen. Diese Projekte können unterschiedliche Größen haben. Unabhängig davon, ob, es um die Entwicklung eines neuen Produkts geht, ein neues CMS implementiert werden soll (-> siehe Vergleich CMS-Integratoren) oder einfach nur ein neuer Text für die Website (-> siehe Vergleich Content Agenturen) entstehen soll, im Grunde geht es immer um das Gleiche: die Zusammenarbeit von mehreren Personen so effizient wie möglich zu gestalten. Dies stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, gerade wenn Projekte abteilungsübergreifend oder mit externen Dienstleistern umgesetzt werden sollen. Auch das Arbeiten von verschiedenen Standorten oder aus dem Homeoffice stellt eine Herausforderung dar. Schnell verlieren die Projektbeteiligten den Überblick darüber, wer was wann zu tun hat, um das Projekt weiter voranzutreiben. Dadurch steigt das Risiko, dass das Projekt in puncto Kosten und Zeit ausufert oder überhaupt nicht abgeschlossen wird. Projektmanagement Tools sind ideale Helfer, die alle Projektbeteiligten auf einer Plattform zusammenholen und transparent die Prozesse und Verantwortlichkeiten aufzeigen. Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die diese Software anbieten und Unternehmen durch zahlreiche Funktionen bei ihrem Projektmanagement unterstützen (-> hier der Link zu unserem Marktüberblick Projektmanagement Tools).

Kommunikation ist zentraler Erfolg bei Projekten

Zentraler Erfolgsfaktor für Projekte ist nicht nur das Zeitmanagement, sondern vor allem die Kommunikation mit und zwischen den Projektteilnehmern. So werden Flaschenhälse und unbeabsichtigte Projektblockaden vermieden. Projektteilnehmer, die ansonsten wenig miteinander kommunizieren, können sich ohne Umwege und Erklärung, worum es geht, direkt miteinander austauschen. Wir haben die Kommunikationsmöglichkeiten von 19 verschiedene Projektmanagement Tools einander gegenübergestellt.

Dabei haben wir auf folgende Kommunikationsmöglichkeiten fokussiert:

• Chatfunktion 1:1
• Videochat 1:1
• Teamchat
• Videochat mit dem Projektteam
• Kommentarfunktion
• Benachrichtigung per Email
• Zuweisen von Tasks
• Abwesenheits-/Urlaubsverwaltung
• Newsfeed
• Benutzerprofil

Nur die Hälfte der Tools verfügt über eine Chatfunktion

Die Basiskommunikation innerhalb des Projekts ist bei jedem Tools möglich. In jedem Tools können die Projektteilnehmer sich per mail benachrichtigen lassen und einzelne Tasks kommentieren. Auch das anlegen eines Benutzerprofils, um den anderen – eventuell bisher unbekannten – Projektteilnehmern Informationen über sich zu geben. Auch die Möglichkeit, Tasks einzelnen Personen zuzuweisen ist bei fast allen Projektmanagement Tools gegeben. Was allerdings erstaunt, ist dieTatsache, dass es nur bei rund der Hälfte der Tools ein Textchat zwischen zwei Personen möglich ist, ein 1:1-Videochat sogar nur bei zwei der 19 verglichenen Tools. Ein 1:1-Austausch mag zwar in geringem Maße der Transparenz eines Projekts entgegenwirken, aber gerade weil ein kurzer Austausch so viel zur Effizienz beitragen kann, verwundert es ein bisschen, dass dies so wenige Anbieter ermöglichen. Vor allem vor dem Hintergrund, dass Projektmanagement Tools gerade in Arbeitssituationen ihre volle Stärke ausspielen, wo die Projektteilnehmer nicht an einem Ort zusammensitzen: in verschiedenen Ländern, in verschiedenen Unternehmen oder im Homeoffice. Hier würde eine Video-Chat-Funktion oder zumindest ein Textchat positiv zum Projekterfolg beitragen. Aber vielleicht setzen die Anbieter auch darauf, dass die Projektteilnehmer sich ausserhalb des Tools auf einen Kommunikationskanal einigen. Dies ist aber nicht im Sinne des Erfinders, oder?

Projektmanagement Kommunikation: Diese Funktionen haben die Tools an Bord