Projektmanagement Software Vergleich: Tool-Alternativen zu Asana, Trello & Co.

Der Erfolg von Projekten in Unternehmen steht und fällt damit, wie sie gemanagt werden. Dieser Projektmanagement Software Vergleich soll Dir dabei helfen, das richtige Projektmanagement Tool zu finden. Wir haben 19 Softwarelösungen miteinander verglichen. Eine Summary des Vergleichs gibt es zum Download. 

Immer mehr Projekte, immer weniger Überblick?

Die neue Website, die Planung einer Messe oder einfach nur die täglichen Aufgaben. Wir sind umgeben von zahlreichen kleinen und großen Projekten und Tasks. Mal abteilungsübergreifend, mal sind nur wenige Kollegen beteiligt und immer mehr Menschen gehen dazu über auch für sich selbst Projekte zu definieren. Doch egal wie groß oder klein, ein Projekt steht und fällt damit, wie gut es gemanagt wird. Und hier wird es mit zunehmender Projektzahl und der Anzahl der Beteiligten – gerade in Zeiten von zunehmend remote agierenden Teams – komplex. Wer soll wann was liefern, passt die Ressourcenplanung zum realen Aufwand? Welche Teilaufgaben stehen an? Wer auf eine unüberschaubare Zettelwirtschaft und überbordende Abstimmungsmeetings verzichten möchte kommt um ein Projektmanagement Tool nicht herum.

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19 Projektmanagement Software Tools im Vergleich

Wenn man an Projektmanagement Tools denkt, kommen einem zunächst die Klassiker Asana, Trello und Co in den Sinn. So weit, so bekannt. Aber es gibt auch eine erfreulich breite Auswahl an Tools, die zum Teil deutlich spezialisierter sind und je nach Aufgabenstellung besser passen könnten. Wir haben für Dich 19 Projektmanagement Tools gegenübergestellt. Damit wollen wir Dir dabei helfen, dich zu orientieren und über die eigenen Anforderungen und Auswahlkriterien noch besser im Klaren zu werden.

Welche Kriterien gibt es für ein Projektmanagement Tool?

Wir haben über 130 Kriterien identifiziert, die wir 14 unterschiedlichen Kategorien zugeordnet haben. Diese reichen von allgemeinen Funktionen und Features der Software über allgemeine Informationen zum Anbieter bis hin zum Pricing. In diesen Kriterienkategorien wurden die Projektmanagement Tools verglichen:

• Allgemeine Informationen:Bei der Auswahl einer geeigneten Software ist nicht nur der Funktionsumfang für die Entscheidung wichtig, sondern auch, welches Unternehmen dahinter steht. Für den einen ist es wichtig, mit großen Unternehmen mit vielen Standorten zusammenzuarbeiten. Der andere legt Wert auf regionale Nähe zum Anbieter. Wir haben für Dich die wichtigsten Informationen zu den Unternehmen zusammengetragen.
• The Pitch:  Die Liste der Vorteile jeder Lösung ist lang und sie müssen genau abwägen, welche zu Ihrem Team und der Aufgabenstellung am besten passt. Da hilft es, wenn man die Tools auf eine zentrale Aussage kondensiert. Dieses Kondensat finden Sie in Form des Pitches auf den kommenden Seiten. Wir haben die Anbieter gebeten, ihn auf den Punkt in wenigen Worten zu formulieren. Was macht das Tool so besonders?
• Die Branchenexpertise der Anbieter: Jede Branche hat ihre Eigenheiten und so manche spezielle Anforderung an ein Projektmanagement Tool. Daher kann sich ein Blick lohnen, wer bereits erfolgreich in Ihrer Branche unterwegs ist oder dort vielleicht sogar seinen Schwerpunkt ausmacht. Unsere Übersicht gibt Ihnen Aufschluss darüber. Leider konnten nicht alle Anbieter eine Priorisierung vornehmen. Eine Aufstellung, dass eine Software in allen Branchen gleichermaßen spezialisiert ist, hat aber keinen Informationswert. Daher haben wir bei einigen Tools die Angaben weggelassen.
• Sprachen der Bedienoberfläche:Ein Projektmanagement Tool muss innerhalb des ganzen Unternehmens auch über Ländergrenzen hinweg nutzbar sein. Hierbei kann es als Kriterium wichtig sein, in welchen Sprachen die Bediener-Oberfläche verfügbar ist. Dies haben wir in der folgenden Übersicht für Sie zusammengestellt.
• Kernfunktionen der Tools: Was können die Tools? Das ist die zentrale Frage. Mit welchen Features und Funktionen können die einzelnen Lösungen Ihre Projekte besser strukturieren, transparenter und letztlich effizienter und erfolgreicher machen? Wir haben für Sie zusammengestellt, welche Kernfunktionen die Tools beinhalten.
• Zusatzfunktionen der Tools: Neben den Kernfunktionen, die zum Standard gehören gibt es auch eine ganze Reihe von zusätzlichen Features, die die Lösungen mit an Bord haben, um das kollaborative Arbeiten an Projekten noch einfacher und erfolgreicher zu machen.
• Visualisierung & Reporting: Gerade größere Projekte bei denen eine Vielzahl von Team-Mitgliedern beteiligt sind, können schnell unübersichtlich werden. Dies kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Etwa, wenn nicht klar ist, wo das Projekt gerade stockt, wer gerade welche Freigabe zu erteilen hat oder wofür man doch länger benötigen wird als veranschlagt. Daher sind Visualisierungen sehr wichtig, um schnell und für alle transparent das Projekt darstellen und erfassen zu können. Gleiches gilt für Reportingfunktionen.
• Ressourcen, Finanzen und Fragen zur Organisation:Projekte zu managen heißt auch immer, einen Blick auf das Budget zu werfen und es im Blick zu behalten. Auch die Ressourcenplanung ist ein wichtiges Feature bei einem Projektmanagement Tool. In dieser Kriterienkategorie  haben wir zudem noch einige andere Informationen zu den Anbietern zusammengestellt, wie etwa, ob sie ein Ausbildungsbetrieb sind und ob sie über Zertifizierungen verfügen.
• Kommunikation der User: Ein großer Teil von erfolgreichem Projektmanagement ist Kommunikation. Ein geeignetes Projektmanagement Tool sollte die Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Personen also so einfach wie möglich machen. Wir haben zusammengefasst, wie die Tools das bewerkstelligen.
• Integrationen & Schnittstellen: Ein Projektmanagement Tool ist die Zentraleinheit für das Projekt, aber natürlich ist es nicht die einzige Software, die für ein Projekt benötigt wird. Vor diesem Hintergrund ist eine möglichst hohe Konnektivitätsfähigkeit wichtig für den Auswahlprozess. Welche Tools und Programme können über API angebunden werden und welche Schnittstellen sind bereits standardmäßig mit an Bord?
• Rechtliche Kriterien: In dieser Kategorie haben wir alles rund um DSGVO und Rechtsfragen in Bezug auf Projektmanagement Tools abgefragt.
• Zusätzliche Services der Anbieter: Mit dem Erwerb bzw. der Miete der Software ist es meist nicht getan. Mitarbeiter müssen geschult werden, Anpassungen vorgenommen werden, vielleicht benötigt man einen schnellen und flexiblen Kundensupport. Wir haben für Dich abgefragt, welche zusätzlichen Services die Anbieter rund um ihre Software leisten können.
• Preisansatz der Lösungen: Leistungsangebot, Service-Level und Software-Setup – das sind alles sehr wichtige Auswahlkriterien. Einen wichtigen Teil der Entscheidungsfindung nimmt aber auch die Budgetplanung ein. Software passt gleichermaßen sowohl zu Ihren Ambitionen und Anforderungen als auch zum finanziellen Rahmen, den Du bereit bist zu investieren? Mit unserer Zusammenstellung erhältst Du einen Überblick.

Diese Projektmanagement Tools sind im Vergleich berücksichtigt: