Große Hoffnungen werden von der Geschäftsleitung und der Personalabteilung in ein neues Intranet oder moderner gesagt in ein Mitarbeiterportal gesetzt. Mitarbeiter sollen die wichtigsten Informationen und Funktionen an zentraler Stelle erhalten.

Der Zugriff auf Informationen, Dokumente und weitere Anwendungen, die für die alltäglichen Aufgaben gebraucht werden, sollen unkompliziert und schnell zur Verfügung stehen.

Interaktive Kommunikation und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten stehen außerdem hoch im Kurs. Wissensinseln sollen aufgelöst werden. Neben den rein geschäftlichen Inhalten werden auch informelle Informationen und Funktionen bereitgestellt.

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Doch oft werden alte Prozesse weitergelebt und auch das beliebte Filesystem genutzt.

Wie kann es gelingen, dass die Mitarbeiter ihr Intranet wie einen guten Kollegen sehen, der sie unterstützt, mit dem sie gerne kommunizieren und der Interessantes zu berichten hat?

In der Praxis haben sich einige goodies für die Mitarbeiter bewährt, die ihnen Freude machen und das Intranet beleben. Hier einige Ideen, die technisch gut umzusetzen sind.

Fahrkosten sparen und die Mitfahrbörse nutzen

Heute haben Mitarbeiter mehr denn je lange Anfahrwege, kommen aus ländlichen Regionen zu ihrem Arbeitsplatz. Trotz mobile Business fahren sie kreuz und quer zu den Kunden durch Deutschland. Eine Mitfahrbörse, die ins Intranet eingebunden ist, bringt Fahrer und Mitfahrer zusammen. Sie entspricht in ihrer Funktion einer Plattform für Mitfahrgelegenheiten.

Mitarbeiter bieten Fahrten an und die Kollegen suchen nach einem „lift“. Das Suchergebnis der Mitfahrgelegenheiten kann mit Filtern überschaubarer eingeschränkt werden. Zum Einstellen einer Mitfahrgelegenheit in die Börse ist ein Formular hinterlegt.

Ein online-Marktplatz

Anbieten und suchen, verkaufen und kaufen, das sind die Aktivitäten auf einem Marktplatz. Früher hießen diese Plattformen einfach „Schwarzes Brett“ und darauf waren Zettel zu finden, die mit Pin befestigt waren.

Heute nutzen die Mitarbeiter gerne eine Pinwand im Intranet, um ein Schnäppchen zu machen oder Anzeigen zu schalten.

Mit einem hinterlegten Formular sind kleine Anzeigen mit Text und Bild zu erstellen. Auf der Detailseite zu einem Objekt können ausführliche Beschreibungen und Kommunikationsdaten eingetragen werden.

Veranstaltungen am Firmenstandort

Oft wird ein Event oder eine Kulturveranstaltung gesucht, zu der man mit den Kollegen aus dem Projekt, der Abteilung oder mit einem Kunden am Abend hingehen kann.

Ein in das Intranet integrierter Veranstaltungskalender, der die Aktivitäten am Firmenstandort anzeigt, gibt Anregungen. Ein Grund, sich hin und wieder ins Intranet einzuloggen.

Der Kalender kann durch abonnierte RSS-Feeds aus Online Quellen befüllt werden. Interne Termine wie Ausflüge oder Mitarbeiterfeste werden vom Redakteur eingepflegt.

Über eine Kalenderansicht zu der Veranstaltungsliste hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Termine eines konkreten Monats anzeigen zu lassen.

Angebot Betriebssport

Arbeitgeber investieren immer mehr in die Gesundheit ihrer Mitarbeiter. Dazu gehört ein attraktives Betriebssportangebot. Dazu eine Seite mit attraktivem Inhalt aufzubauen ist ein zusätzlicher Faktor, das Intranet zu beleben. Eine ansprechende Bilderwelt zum Sportangebot, mit Links auf die Informationsseiten für jede angebotene Sportart, fördert das Interesse.

Mit den Kollegen leicht Twittern

Der Twitter-Feed ist auf der Startseite eines Mitarbeiterportals gut platziert. Die Twitter-Feeds bilden den Twitter-Account des Unternehmens ab. Jeder kann mit jedem Twittern und Retweets posten. Text und Bilder lassen sich veröffentlichen.

Die Tweets werden über die einzubindende Twitter-API eingeblendet, über die die Darstellung und die Funktionalität definiert werden.

Widgets beleben die Startseite

Widgets sind eigenständige Module, die mit unterschiedlichen Themen wie Kultur, Gesellschaft, Wetter oder Sport befüllt und auf einer Ihrer Intranetseiten platziert werden können. Widgets sind beliebig erweiterbar.

Der Inhalt dieser Widgets generiert sich über extern zu recherchierende Datenquellen, wie z. B. RSS-Feeds oder Zugriffe auf definierte APIs von externen Dienstleistern. Dabei werden die gelieferten Daten innerhalb des Widgets verarbeitet und optisch aufbereitet dargestellt. Im Wetter-Widget werden die Wetterdaten für Firmenstandorte tagesaktuell abgefragt und je nach Tageszeit und Wetterlage individuell abgebildet (Beispiel: Icons für Regen, Sonne, Wolken).

Widgets sind beliebig erweiterbar. — Widget Beispiel Wetter

Der Live-Chat

Der Live-Chat stellt in der Aktionsfläche einen Echtzeitchat dar, der für alle Besucher gleichermaßen sichtbar ist. Er besteht aus zwei Bereichen: Im oberen Unterhaltungsbereich werden chronologisch alle eingegebenen Kommentare untereinander angezeigt.

Unterhalb des Unterhaltungsbereiches befindet sich ein Textfeld, in das der Mitarbeiter seinen Kommentar eintragen kann. Mit Betätigen der Eingabe-Taste wird der Kommentar abgeschickt und ist umgehend für alle User sichtbar.

Umfrage-Tool

Ein Stimmungs- oder Meinungsbild der Mitarbeiter einzuholen ist über eine Umfrage im Intranet leicht händelbar geworden. Eine Frage zum Sommerfest ist schnell eingetragen.

Das Umfrage-Tool kann auf die Startseite des Mitarbeiterportals positioniert werden. Mögliche Antworten werden eingeblendet. Über einen Cookie wird gewährleistet, dass ein Benutzer nur einmal abstimmen kann.

Nach Auswahl der gewünschten Antwort und Klick auf den Button „Abstimmen“ oder „Ergebnisse“ erscheint eine Ergebnis-Seite mit den Tendenzen der bisher abgegebenen Antworten. Bei gleichzeitig stattfindenden Umfragen für verschiedene Firmenstandorte werden die Umfragen optisch getrennt und ausgewertet.

Mitarbeiter reichen Verbesserungsvorschläge ein

Kaizen ist eine Management-Philosophie. Die Mitarbeiter sollen ihre Tätigkeiten und ihren Arbeitsplatz kritisch hinterfragen. Wer Kaizen „lebt“, ist fest davon überzeugt, dass es immer etwas zu verbessern, zu vereinfachen oder zu optimieren gibt.

Doch wohin mit den Ideen? In eine kleine App, die im Intranet integriert ist, können Mitarbeiter ihre Verbesserungsvorschläge eintragen. Ein Genehmigungs- und Bewertungsprozess wird automatisch angestoßen.