Digital Transformation im Finanzsektor

Die Digitalisierung schreitet im Finanzsektor mit Riesenschritten voran. Um den Kundenwünschen und den Anforderungen der Branche entsprechen zu können, müssen Unternehmen anpassungsfähig sein und in immer kürzeren Zyklen auf Veränderungen reagieren können. Im Kontakt zum Kunden werden immer kürzere Reaktionszeiten erwartet, während die Menge an Dokumenten ständig wächst. Und aufgrund der enormen finanziellen Konsequenzen, die ein kleiner Fehler durch falsche Information auslösen kann, ist Datensicherheit eine nicht zu unterschätzende Anforderung.

Fallbeispiel: Provinzial NordWest Konzern

Im Rahmen seiner Digitalen Transformation wollte der Provinzial NordWest Konzern u.a. seine Effizienz im Umgang mit Informationen steigern – sowohl bei ihrer redaktionellen Erstellung als auch bei deren Abruf. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, den Erwartungen seiner Kunden in Bezug auf schnelle Reaktionszeiten und Korrektheit erteilter Auskünfte gerecht zu werden.

Ausgangssituation

Aufgrund ihrer Konzernstruktur mit mehreren Versicherungsunternehmen an verschiedenen Standorten wurden innerhalb der Provinzial-Organisation Dokumente zum Teil redundant in verschiedenen Datenbanken – häufig in Lotus Notes – abgelegt. Jeder Bereich nutzte für die für ihn relevanten Dokumente seine eigenen Speicherorte. Dies war bereits für die Pflege der Dokumente im Innendienst problematisch, jedoch erst recht bei der Suche nach Informationen von einem anderen Bereich des Konzerns aus, der wiederum eigene Datenbanken nutzte. Insbesondere für den Abruf der Informationen im Außendienst wurde die redundante Ablage verschiedener Versionen eines Dokuments in unterschiedlichen Datenquellen zunehmend zu einem Problem.

“Obwohl alle Infos im Prinzip verfügbar waren, wurden sie in vielen Fällen trotzdem nicht gefunden, weil die Nutzer nicht wussten in welcher Datenbank sie suchen sollten”, sagt Markus Bradtke, der technische Projektleiter des Provinzial Informationsportals. Was die Situation noch schwieriger machte, war das Fehlen einer übergreifenden Such-Option: “Es kam vor, dass interne und externe Nutzer unterschiedliche Informationen fanden und benutzten, wodurch sie nie sicher sein konnten, wirklich den aktuellsten Stand gefunden zu haben”, sagt Markus Bradtke. “Dokumente wurden auch oft kopiert, an die Bedürfnisse eines Unternehmensbereichs angepasst und danach in einer separaten Datenbank aufbewahrt, wo sie vom ursprünglichen Autor nicht gefunden und deswegen nicht aktualisiert wurden.” Nur die Suchoption zu verbessern, würde dieses Problem nicht beheben. Eine übergreifende Datenquelle stellte sich als ein Muss für eine erfolgreiche Digital Transformation des Unternehmens heraus.

Projektziele

Die Provinzial wollte alle redaktionell erstellten Informationen und Dokumente, die es innerhalb der Organisation gab, in eine einzige neue Intranet-Umgebung zusammenführen. Sowohl das gewählte Werkzeug als auch die inhaltliche Aufbereitung der Informationen sollte alle Nutzerkreise im Innen- und Außendienst zufrieden stellen. Dies bedeutete nicht nur, dass ein geeignetes CMS-Tool benötigt wurde, sondern auch, dass Dokumente aus einigen spezialisierten Anwendungen der Provinzial, die nicht abgelöst wurden, unter derselben Oberfläche zugänglich gemacht werden sollten. Redakteure sollten zudem mehr individuelle Verantwortung bekommen für die Dokumente, die sie erstellten. Gleichzeitig sollten Dokument-Änderungen jederzeit nachvollziehbar sein. Nicht zu unterschätzen war das Thema Berechtigungen: Aufgrund der vielen verschiedenen Nutzergruppen, die auf dasselbe System zugreifen sollten, hatte die Provinzial sehr spezifische Anforderungen zu den erlaubten Lese-Zugriffen. Vor dem Hintergrund der erforderlichen Investitionen in Entwicklung und redaktionelle Aufbereitung der vorhandenen Informationen, sollte das CMS eine nachhaltige Lösung darstellen. Eine möglichst nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der Provinzial war hierfür eine wesentliche Bedingung.

Auswahlverfahren und Implementierung

Die Provinzial startete das Auswahlverfahren für ihr neues CMS mit der Begutachtung verschiedener Gartner-Studien zu den Themen „Enterprise Content Management“, „Enterprise Web Content Management“ und „Social Software“. Schon bald musste man jedoch feststellen, dass keine der Lösungen allen Anforderungen entsprach. Daraufhin wurden die Anforderungen im Bereich „Social Business“ reduziert und stattdessen eine Enterprise Search-Lösung mit in das Konzept aufgenommen, um so Datenquellen jenseits des CMS (z.B. aus einem zukünftigen Collaboration-Werkzeug) anbinden zu können. Der erste Kontakt zwischen Provinzial und Hippo diente dazu, sicherzustellen, dass Hippo CMS wirklich alle Anforderungen erfüllen konnte. Schnell wurde klar, dass Hippo CMS unter anderem aufgrund seiner Flexibilität sowie seiner Integrationsfähigkeit eine gute Wahl war. Das Umsetzungsprojekt konnte gestartet werden.

Erste Ergebnisse

Nach nur zehn Wochen Implementierungszeit konnte die Content-Erfassung für das neue Intranet im Dezember 2015 beginnen. Die Entwicklung lief dabei parallel weiter. Seit April 2016 arbeiten die 300 Mitarbeiter des Provinzial-Lebensversicherers und seiner Landesdirektionen im Rahmen eines Piloten bereits mit dem neuen Intranet. “Das erste Feedback, das wir von den Pilot-Nutzern erhalten haben, ist überaus positiv.”, sagt Markus Bradtke. “Sie berichten uns, dass die Infos viel einfacher auffindbar sind und dass ihnen das klare, moderne Design gefällt. Ein anderes Feature, das die Nutzer schätzen, ist die Möglichkeit, Feedback zu Dokumenten zu geben – eine Anforderung aus dem Bereich “Social Business”, die wir mit Hippo einfach realisieren konnten.”

Ab dem 4. Quartal 2016 geht das System innerhalb der gesamten Provinzial Organisation schrittweise live. Das heißt, dass zunächst  3.200 interne Mitarbeiter und  3.600 Mitarbeiter der Geschäftsstellen, Bezirkskommissare und Generalagenturen damit arbeiten werden. Sparkassen und Makler aus dem Geschäftsgebiet des Provinzial Konzerns werden als Nutzer kurzfristig folgen. Markus Bradtke erwartet, dass die Provinzial deutlich von der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des neuen CMS profitieren wird: “Durch die Konsolidierung aller Informationen in einem System für alle Nutzergruppen, sind wir den Herausforderungen der Digitalisierung in Bezug auf schnelle Informationsverteilung gewachsen.”

Über die Provinzial  

Der Provinzial NordWest Konzern ist Teil der Sparkassen-Finanzgruppe und ist der zweitgrößte öffentliche Versicherungskonzern in Deutschland. Die Provinzial NordWest Holding AG als Dachgesellschaft des Konzerns hat ihren Sitz in Münster. Unter der Holding, die als Management- und Steuerungs-Holding fungiert und das aktive Rückversicherungsgeschäft betreibt, agieren rechtlich selbstständige regionale Schaden- und Unfallversicherer:

• Die Westfälische Provinzial Versicherung AG in Münster,
• Die Provinzial Nord Brandkasse AG in Kiel, und
• Die Hamburger Feuerkasse Versicherungs-AG in Hamburg.

Das Lebensversicherungsgeschäft der Gruppe wird von der Provinzial NordWest Lebensversicherung AG mit Sitz in Kiel betrieben. Durch diese Unternehmensstruktur sind die Investments sowie die unternehmerischen Kernaktivitäten an einem Ort konzentriert, während die regionalen Vertriebspartner die traditionell enge Bindung mit den Kunden gewährleisten.